Aide-mémoire über die weitere Tätigkeit des Deutsch-Tschechischen Gesprächsforums

Anfang 1998 haben die Regierungen der Bundesrepublik Deutschland und der Tschechischen Republik auf der Grundlage der Deutsch-Tschechischen Erklärung über die gegenseitigen Beziehungen und deren künftige Entwicklung vom 21. Januar 1997 ein Deutsch-Tschechisches Gesprächsforum errichtet. In Ziffer VIII der Erklärung heißt es: „Beide Seiten vereinbaren die Einrichtung eines Deutsch-Tschechischen Gesprächsforums, das insbesondere aus den Mitteln des Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds gefördert wird und in dem unter der Schirmherrschaft beider Regierungen und unter Beteiligung aller an einer engen und guten deutsch-tschechischen Partnerschaft interessierten Kreise der deutsch-tschechische Dialog gepflegt werden soll.“

Die Tätigkeitsmerkmale für das Gesprächsforum haben beide Regierungen im Aide-mémoire über die Errichtung des Deutsch-Tschechischen Gesprächsforums vom 29.12.1997 festgelegt. In diesem Aide-mémoire sind die beiden Seiten auch übereingekommen, dass sie unter dem Gesprächsforum „ein breites Spektrum von Begegnungen und Gesprächen zwischen den Bürgern beider Staaten“ verstehen, „deren Ziel es ist, einen thematisch, formal und personell vielfältigen Dialog zu gewährleisten.“

Das Gesprächsforum trägt auch nach vierzehn Jahren seiner Existenz maßgeblich zur Intensivierung des deutsch-tschechischen Dialogs bei, und ist zu einem konstitutiven Bestandteil dieses Dialoges geworden. Beide Regierungen sind zum Schluss gekommen, dass das Gesprächsforum seine Arbeit auf der Grundlage und im Geiste der Erklärung von 1997 fortsetzen und weiterentwickeln soll.

Neue regionale und europäische Herausforderungen bestimmen stärker als früher Themen der deutsch-tschechischen Agenda. Mit dem Ziel, die neue Qualität der deutsch-tschechischen Beziehungen auch im Deutsch-Tschechischen Gesprächsforum widerspiegeln zu lassen und es zu einem Ort der offenen, konstruktiven und zukunftsgerichteten deutsch-tschechischen Kommunikation in Europa weiterzuentwickeln, werden beide Seiten ab Juni 2013 wie folgt verfahren:

1. Schwerpunkt der Arbeit des Gesprächsforums ist die Durchführung einer jährlichen Konferenz, bei der unter Einbeziehung der deutschen und tschechischen Öffentlichkeit und mit Unterstützung von Arbeitsgruppen deutsch-tschechische sowie europäische Themen, die für die bilaterale Ebene von Bedeutung sind, diskutiert werden.

Dabei ist folgendes zu beachten:

die Auswahl der Themen sowie die der Konferenzteilnehmer soll jedes Jahr so gestaltet werden, dass die erforderliche Breite und Vielfalt des Dialoges sichergestellt ist;
besonderer Wert sollte auf die Beteiligung von Vertretern aus den Reihen der jungen Generation gelegt werden;
es sollten relevante Themen im Sinne der europäischen Partnerschaft ausgewählt werden.

Zu den weiteren Tätigkeiten des Gesprächsforums gehören die jährlichen Berichte der Arbeitsgruppen sowie die zu den vom Beirat des Gesprächsforums empfohlenen und den Beiratsvorsitzenden ausgewählten relevanten Themen organisierten Gesprächskreise (bis zu zwei in der Tschechischen Republik und ebenso bis zu zwei in Deutschland).

2. Beide Außenminister berufen für eine Amtszeit von zwei Jahren je einen Vorsitzenden und bis zu vierzehn Mitglieder eines Beirats des Gesprächsforums von jeder Seite. Die Vorsitzenden können den Außenministern Beiratsmitglieder zur Ernennung vorschlagen. Die Mitgliedschaft ist ehrenamtlich. Eine Wiederberufung ist möglich.

2.1 Die Vorsitzenden des Beirats des Gesprächsforums

sind Persönlichkeiten, die für ihr besonderes Interesse an der Weiterentwicklung des deutsch-tschechischen Dialogs bekannt sind;
leiten die Jahreskonferenz des Gesprächsforums;
bereiten das Kommuniqué der Jahreskonferenz vor, das nach der Konferenz als Presseerklärung beider Vorsitzenden veröffentlich wird;
kommen bilateral mindestens einmal im Jahr zusammen; häufigere Treffen sind bei Bedarf möglich;
berufen den Beirat ein;
leiten abwechselnd die Treffen des Beirates;
regen in Zusammenarbeit mit dem Beirat Themen und mögliche Referenten für die Jahreskonferenzen und die Gesprächskreise an;
billigen Themen, den Programmentwurf und den Finanzierungsplan für die Jahreskonferenz und die Gesprächskreise;
haben die Möglichkeit, gemeinsam Entscheidungen in inhaltlichen und Verfahrensfragen selbständig zu treffen, sofern auf eine Stellungnahme des Beirates nicht gewartet werden kann;
vertreten den Beirat gegenüber dem Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds;
beantragen am Anfang eines jeden Jahres beim Verwaltungsrat des Zukunftsfonds die Organisationskosten für die Jahreskonferenzen und Gesprächskreise, bzw. der Beirats- und Arbeitsgruppentreffen;
beobachten in Zusammenarbeit mit dem Beirat das Spektrum der deutsch-tschechischen Begegnungs- und Gesprächsaktivitäten, wählen und werten gemeinsam die für den bilateralen Dialog besonders wertvollen Aktivitäten aus und bringen sie bei Bedarf den Außenministerien, dem Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds und gegebenenfalls auch einer breiten Öffentlichkeit zur Kenntnis;
informieren die Außenminister beider Länder über Aktivitäten und Empfehlungen der Arbeitsgruppen und über die Ergebnisse der Jahreskonferenz.

2.2 Der Beirat des Gesprächsforums

setzt sich aus Persönlichkeiten unterschiedlicher Bereiche der Zivilgesellschaft zusammen, die an der Entfaltung der deutsch-tschechischen Beziehungen besonders interessiert sind, und sich in diesem Bereich aktiv engagieren;
tritt in der Regel einmal im Jahr zur inhaltlichen Vor- und Nachbereitung der Jahreskonferenz zusammen;
in Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen wählt er als „Ideenkatalysator“ und unter Beachtung von Pkt. 1 relevante Themen für die deutsch-tschechische Öffentlichkeit aus, bereitet diese für die Jahreskonferenzen und die Gesprächskreise auf, wobei er auch die Ergebnisse der vorangegangenen Jahreskonferenz mit einbezieht;
auf ähnliche Weise beantragt und empfehlt er Themen als Grundlage für die Einrichtung und Arbeit der entsprechenden Arbeitsgruppen;
beobachtet gemeinsam mit den Vorsitzenden das Spektrum der deutsch-tschechischen Begegnungs- und Gesprächsaktivitäten, wählt gemeinsam mit den Vorsitzenden die für den bilateralen Dialog besonders wertvollen Aktivitäten aus und trägt zu deren gemeinsamer Auswertung im Sinne von 2.1 bei;
empfehlt die Einrichtung von Arbeitsgruppen je nach den festgesetzten Themen und wertet deren Tätigkeit aus.

An den Treffen des Beirates soll jeweils ein Vertreter der Außenministerien teilnehmen. Auf Einladung der Vorsitzenden können auch die Geschäftsführer des Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds sowie andere Gäste teilnehmen.

2.3 Arbeitsgruppen

auf Grund der Empfehlung des Beirates des Gesprächsforums werden auf Anordnung der Vorsitzenden des Beirates jährlich bis zu vier Arbeitsgruppen zu den im voraus bestimmten Themen gebildet;
eine Arbeitsgruppe wird für ein Jahr eingerichtet, im Verlauf dieser Zeit bearbeitet sie das ihr anvertraute Thema, und bereitet ihren für die nächste Jahreskonferenz bestimmten Bericht vor;
im Bedarfsfall können die Arbeitsgruppen zu ihrer Arbeit Fachleute hinzuziehen oder die Abhaltung eines Gesprächskreises initiieren;
an der Spitze der Arbeitsgruppe steht der von den Beiratsvorsitzenden ernannte Koordinator, der den für die Jahreskonferenz bestimmten Tätigkeits- und Ergebnisbericht sowie die die Arbeitsgruppenmittelzuweisung betreffenden Unterlagen für die Beiratsvorsitzenden vorbereitet;
die Arbeitsgruppe präsentiert alljährlich die Ergebnisse ihrer Tätigkeit auf der Jahreskonferenz.

3. Organisation und Durchführung von Jahreskonferenzen und Gesprächskreisen liegen in der Verantwortung der beiden Vorsitzenden. Die Vorsitzenden betrauen einvernehmlich und in Absprache mit beiden Außenministerien und dem Deutsch-Tschechischen Zukunftsfonds professionelle Veranstalter mit der Organisation und Durchführung von Jahreskonferenzen.

Die beauftragten Partnerorganisationen legen den Vorsitzenden im Rahmen ihres Gesamt-auftrages einen Themen- und Programmvorschlag sowie einen Finanzierungsplan für die Jahreskonferenz und Gesprächskreise vor und übernehmen die gesamte technische Organisation im Zusammenhang mit den Jahreskonferenzen und Gesprächskreisen. Die Partnerorganisationen bereiten im Nachgang die Ergebnisse der Jahreskonferenz zur Veröffentlichung auf, und stellen auf Antrag der Beiratvorsitzenden sicher, den Ablauf der Konferenz und der Gesprächskreise durch moderne Kommunikationsmittel Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Die Partnerorganisationen können auf Einladung der Vorsitzenden je einen Gast zu den Beiratstreffen entsenden.

Weitere Einzelheiten zur Zusammenarbeit des Gesprächsforums mit den Partnerorganisationen werden in einer gesonderten Regelung festgehalten.

4. Verwaltungsaufgaben für die Vorsitzenden und den Beirat (wie z.B. die Einladung zu Beiratstreffen, Reservierung des Tagungsraumes und der Unterbringung sowie die Abrechnung der Kosten der Beiratstreffen, Betreuung der Internetseite des Gesprächsforums) nimmt, in Vertretung der Vorsitzenden und Beirates, das Sekretariat des Zukunftsfonds im Rahmen der Satzung des Zukunftsfonds wahr.